Wir haben in Rust ein paar Eckdaten für den “Mitgliedschafts-Workflow” besprochen, ich trage hier mal zusammen:
Antrag stellen
- Online-Mitgliedsantrag (deutsch + englisch - ist jetzt öffentlich zugänglich): testen, ggf. optimieren → läuft
- Papierformular im Flyer
- PDF-Formular (liegt noch in der OwnCloud rum mit altem Vorstand; kann weg - wenn jemand ein PDF zum Runterladen wünscht, kann Meike das aktualisieren + bereitstellen)
Antrag annehmen
- Eingang per Post, per Fax oder via E-Mail-Notification (für vollständige Antragsdaten dem Link in der Mail folgen)
- Prüfen, ob Gründe für eine Ablehnung vorliegen (dafür beim ersten Incident dann den Workflow separat festhalten)
- Daten übernehmen in Tabelle (Speicherort OwnCloud, Zugriff nur für Vorstandsmitglieder)
- Mitgliedschaftsbescheinigung erstellen (PDF-Formular wird bereitgestellt) und als geschütztes PDF speichern
- Meldung (mit Name des Useraccounts und Mitgliedsnummer) ans Web-Team, dass Antrag angenommen wurde (Webteam setzt dann entsprechende Userrolle und bereitet Eintrag ins Mitgliederverzeichnis vor, übernimmt diesbezüglich ggf. weitere Kommunikation mit dem Neumitglied)
- Welcome-Mail mit angehängter Bescheinigung ans Neumitglied senden
Vorlagen
- Mailtemplates (nach OK Ableitungen für körperschaftliche und Förder-Mitglieder erstellen)
- Mitgliedschaftsbescheinigung
Übersetzungen nach englisch stehen noch aus.
Draft Welcome-Mail
Willkommen im CMS Garden, {$Vorname} {$Nachname} – schön, dass du dabei bist!
Wie geht es weiter?
- Beiträge entrichten
- Mitgliedschaft zeigen
- Kommunikationskanäle
- Mitgliederversammlung
Beiträge entrichten
Am besten richtest du direkt einen Dauerauftrag ein:
Betrag: {$Beitrag}
Empfänger: CMS Garden e. V.
IBAN: DE49430609671157453600
Bank: GLS Bank (BIC: GENODEM1GLS)
Verwendungszweck: Jahresbeitrag Mitgliedsnummer {$Mitgliedsnummer}
Termin (Turnus): jährlich zum 10. Januar
Vereinsmitgliedsbeiträge werden nicht auf Rechnung erhoben, sondern sind qua Mitgliedschaft fällig. Die beigefügte Mitgliedschaftsbestätigung kannst du zusammen mit der Beitragsordnung als Beleg zu deinen Unterlagen nehmen.
Mitgliedschaft zeigen
Mitglieder können sich den Mitgliedsbadge von der Website kopieren: https://www.cms-garden.org/de/downloads/mitglied
Die Mitgliedsurkunde ist übrigens so gestaltet, dass sie sich auch an der Wand nett ausnimmt.
Kommunikationskanäle
Der CMS Garden hat verschiedene Kanäle für die Planung und Durchführung der Vereinsaktivitäten. Die wesentlichen sind auf einer Webseite zusammengefasst: Tools und Kommunikationskanäle der CMS-Garden-Gemeinschaft | CMS Garden
Über diese Kanäle erfährst du, auf welchen Konferenzen/Messen/Camps wir planen präsent zu sein, wann redaktionelle Zuarbeit für die Website bzw. CMS-Gartenfibel benötigt wird und bei welchen sonstigen Aktivitäten noch Unterstützung gesucht wird. Wir freuen uns sehr über deine Teilnahme!
Mitgliederversammlung
Bislang hat es sich bewährt, die Mitgliederversammlung mit der CMS-Garden-UnConference zu verbinden, die uns das passende Rahmenprogramm bietet. Fachlicher Austausch macht ja auch mehr Spaß als Wahlen und Protokolle. Die
UnConference pendelt sich gerade als jährlich im November stattfindende Veranstaltung ein und findet im Unperfekthaus in Essen statt. Rechtzeitig vorher wird natürlich eine offizielle Einladung verschickt.
Du hast eine Stimme – nutze sie. Wenn du zur Mitgliederversammlung nicht kommen kannst, kannst du deine Stimme per Vollmacht übertragen.
Und sonst?
Die Satzung sowie die Mitglieder-, Beitrags- und Geschäftsordnungen findest du im Downloadbereich der Website: cms-garden.org/de/downloads/mitglied
Wir freuen uns auf eine erfolgreiche Gartenarbeit mit dir!
Stephan Luckow
Vorstandsvorsitzender CMS Garden e. V.
[Vorstandssignatur]